Wanneer je als ondernemer actief bent, of dat nu voornamelijk in een fysieke omgeving of online is, is een goed werkend kassasysteem in je winkel of in je webshop van cruciaal belang. Klanten moeten natuurlijk snel, gemakkelijk en veilig kunnen afrekenen als ze iets bij jou gekocht hebben. En natuurlijk wil je een dat alle aankopen en verkochte producten goed documenteert en registreert, zodat je precies weet wat er nog in stock is en welke voorraden er eventueel aangevuld moeten worden. Maar hoe kom je aan een geschikt kassasysteem?

Waar moet je op letten als je dit soort systemen gaat kopen? We hebben de belangrijkste punten van aandacht voor de aankoop van kassasystemen voor je in kaart gebracht!

Zoek kassasystemen die binnen jouw branche gebruikt worden

Een kassasysteem is bijna altijd branchespecifiek. Zoek je bijvoorbeeld een systeem voor gebruik in de horeca, dan krijg je te maken met andere programma’s dan wanneer je een eigen webshop hebt en daarop kleding, elektronica of andere producten verkoopt of wanneer je als slager of groenteboer actief bent.

Het is dus belangrijk om een selectie te maken uit de juiste soorten kassasystemen, dus systemen die passen bij wat in de branche gebruikelijk en vereist is. Mijn goede vriend Bert gebruikt in zijn dampwinkels bijvoorbeeld een specifiek kassasysteem op maat gemaakt door softwarebedrijf Inbound, om zo te voldoen aan de specifieke eisen van de markt én de verwachtingen van zijn consument.

Schrijf de eisen waaraan het betalingssysteem moet voldoen helder op

Belangrijk is om duidelijk voor jezelf in beeld te krijgen wat je precies wilt kunnen doen met jouw systeem. Wil je alleen klanten laten betalen, met pin en andere kaartsoorten? Of wil je ook labels en bonnen kunnen printen, gevonden gegevens digitaal kunnen opslaan, analyseren en bewerken of wil je iets anders realiseren?

Neem deze zaken dan op in een wensenlijstje, die je bij de hand kunt houden als je daadwerkelijk op zoek gaat naar een passende kassasytematiek.

Maak een persoonlijke begroting

Bij het aanschaffen van hardware en software systemen voor kassa’s, is het zeker ook belangrijk om de prijzen die de diverse aanbieders hanteren voor hun kassasystemen goed in kaart te brengen. De prijs van dit soort systemen kan flink in de papieren gaan lopen, als je niet oplet. Jammer, wast er zijn voldoende kwalitatief hoogstaande programma’s die wél goed betaalbaar zijn. Al zul je even moeten zoeken.

Maak voor jezelf een begroting hoeveel je maximaal wilt spenderen aan een goed bedrijfssysteem voor kassa’s. en overschrijdt je budget niet, want komen er later altijd wel extra kosten bij, zoals verzekeringskosten en abonnementskosten voor digitale systemen (software). De abonnementskosten, exclusief de hardware, bedragen bij kassasystemen gemiddeld zo’n 40 tot 60 euro per maand. Als je echter een softwarespecialist een speciale kassa laat ontwerpen specifiek voor jouw eisen kunnen deze kosten snel oplopen tot honderden euro’s per maand.

Lees de reviews goed door

Probeer via Google en andere zoekmachines de nodige reviews van klanten van kassasystemen in het vizier te krijgen. Je bent niet de enige op aarde en hoeft het wiel echt niet opnieuw uit te vinden. Juist door goed reviews te lezen, die anderen hebben opgesteld, is een kassa systeem gemakkelijker aan te schaffen. Vergelijk hierbij ook meerdere aanbieders en vraag bij elk van hen een offerte op maat aan. Zo kun je de beste deal scoren voor een aantrekkelijke prijs!